<div dir="ltr">Hey all, <div><br></div><div>I dont oppose to the general content of the communiqué but would suggest suppressing whats in red and adding whats in green. </div><div><br></div><div>Also, in light of the fact that Renata, Michael and Me have already answered the IGF proposal point in the thread, I would take the second paragraph out (the part between brackets), for the sake of making the text shorter/more direct. I took some minutes to think about the text and no longer see any reasons for readdressing the issue. What do we think ? <br><br>@Renata, given that you think this issue has already been addressed, if this texts is voted to be sent do you want us to mention your objection ? How would this go ? </div><div><br></div><div>-----------</div><div><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><i><span style="font-size:small;float:none;display:inline">First off, we can confirm that we sometimes use off-list methods to communicate with one another, both individually and at times, as a group. <span style="background-color:rgb(217,234,211)"><font color="#6aa84f">We do not believe</font><font color="#6aa84f"> this represents</font></span><font color="#000000"> </font><font color="#ff0000"><span style="background-color:rgb(244,204,204)">is not</span> </font>a<span style="background-color:rgb(217,234,211)"><font color="#6aa84f">ny</font> </span>violation of our bylaws or operating procedures. Indeed, the transparency section of our bylaws (section VII) specifically contemplates instances where information may need to be withheld, such as where its disclosure would negatively impact our engagement with a policy under discussion. In other instances, we may use offlist communications for more informal or social chatter, unrelated to the NCUC decision-making process like<font color="#ff0000" style="background-color:rgb(244,204,204)">. Or we may use alternate measures to</font> try and get the attention of a person where on-list communications are going unanswered.</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline"><font color="#000000">EC deliberations take place on-lis</font></span><span style="font-size:small;float:none;display:inline"><font color="#000000">t. But, when juggling multiple communication tracks, it is inevitable that there can be some overlap, or instances where a communication that should be made on-list is made using an external service.</font><font color="#ff0000"> [</font><font color="#000000" style="background-color:rgb(244,204,204)">That was the case with regards to the latest IGF proposal, where some of the reviewing feedback was given via Skype. In part, this was due to the quick turnaround of the proposal, and the pending deadline (for a full timeline of how the IGF proposal was developed, please see the discussion on the NCUC-Discuss list </font></span><font color="#000000" style="background-color:rgb(244,204,204)"><a href="https://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2018-June/044315.html" style="font-size:small" target="_blank">here</a><span style="font-size:small;float:none;display:inline">). It is worth noting that, in this case, substantially identical feedback was sent to the ExComm list at the same time, in order to ensure that it was documented.</span></font><span style="color:rgb(255,0,0);font-size:small;float:none;display:inline">]</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">Nonetheless, we acknowledge that the use of off-list communication is a problem. In order to remedy it, one suggestion would be for us to develop and approve guidelines for off-list discussions, and rules around their archiving and disclosure. If members feel that is a good idea – we would be happy to develop a draft for discussion. <font color="#ff0000" style="background-color:rgb(244,204,204)">We believe this would make us the only Constituency or Stakeholder Group which has taken steps to address this nearly universal issue - and would be glad to be at the forefront of that debate.</font></span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">Transparency and accountability are values that we hold dear and, in many cases, are active advocates for across the ICANN communities. The challenge of managing formal and informal avenues of communication is a common one across the transparency sector, particularly with the expanding diversity of communications tools and devices that we now have available. We are committed to doing better, and to working harder to foster trust between the EC and its constituents. As always, we welcome constructive feedback.</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">We look forward to the conversation.</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">The NCUC Executive Committee</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"></i><br></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">2018-06-11 15:36 GMT-03:00 Michael Karanicolas <span dir="ltr"><<a href="mailto:mkaranicolas@gmail.com" target="_blank">mkaranicolas@gmail.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Hi,</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">The following is a statement which EC members developed over the past two days. It is now submitted for EC approval as a statement in response to the previous days' discussions:</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Recently there’s been some discussion about EC deliberation and procedures. We would like to clarify a few things.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">First off, we can confirm that we sometimes use off-list methods to communicate with one another, both individually and at times, as a group. This is not a violation of our bylaws or operating procedures. Indeed, the transparency section of our bylaws (section VII) specifically contemplates instances where information may need to be withheld, such as where its disclosure would negatively impact our engagement with a policy under discussion. In other instances, we may use offlist communications for more informal or social chatter, unrelated to the NCUC decision-making process. Or we may use alternate measures to try and get the attention of a person where on-list communications are going unanswered.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">EC deliberations take place on-lis</span><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">t. But, when juggling multiple communication tracks, it is inevitable that there can be some overlap, or instances where a communication that should be made on-list is made using an external service. That was the case with regards to the latest IGF proposal, where some of the reviewing feedback was given via Skype. In part, this was due to the quick turnaround of the proposal, and the pending deadline (for a full timeline of how the IGF proposal was developed, please see the discussion on the NCUC-Discuss list<span> </span></span><a href="https://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2018-June/044315.html" style="color:rgb(17,85,204);font-size:small" target="_blank">here</a><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">). It is worth noting that, in this case, substantially identical feedback was sent to the ExComm list at the same time, in order to ensure that it was documented.  </span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Nonetheless, we acknowledge that the use of off-list communication is a problem. In order to remedy it, one suggestion would be for us to develop and approve guidelines for off-list discussions, and rules around their archiving and disclosure. If members feel that is a good idea – we would be happy to develop a draft for discussion. We believe this would make us the only Constituency or Stakeholder Group which has taken steps to address this nearly universal issue - and would be glad to be at the forefront of that debate.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Transparency and accountability are values that we hold dear and, in many cases, are active advocates for across the ICANN communities. The challenge of managing formal and informal avenues of communication is a common one across the transparency sector, particularly with the expanding diversity of communications tools and devices that we now have available. We are committed to doing better, and to working harder to foster trust between the EC and its constituents. As always, we welcome constructive feedback.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">We look forward to the conversation.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">The NCUC Executive Committee</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
NCUC-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCUC-EC@lists.ncuc.org">NCUC-EC@lists.ncuc.org</a><br>
<a href="https://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-ec" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncuc.org/cgi-<wbr>bin/mailman/listinfo/ncuc-ec</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><b><i>Bruna Martins dos Santos </i></b></div><div><br></div><div><div>Skype ID: bruna.martinsantos<br></div><div>@boomartins<br></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
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