<div dir="ltr"><div>Two more points and I swear to god I will stop: </div><div><br></div>1. should we suppress Bylaws mention ? or reduce it to XI, A and B. Point C is about the chair allowing non-members discussions. <div>2. In light of point B id maybe change the<font style="background-color:rgb(255,255,255)" face="arial, helvetica, sans-serif" color="#000000"> tone in the statement by mentioning that all communications should happen <span style="text-align:left;white-space:pre-wrap;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">by default on the EC list unless when the operating procedures or bylaws allows us to do otherwise. The way we wrote it hints at the idea that it might happen again apart from the cases in which we are allowed to do so. 
3. I take my suggestion of suppressing the paragraph about the IGF proposal back. But maybe rewriting it mentioning that the mistake happened as we were under time pressure and think this would be a good space for changing our Operating Procedures maybe ? we have a section on "VI. Outreach Events and Other Sessions:
Proposal, Development, Communication" that could maybe be amended with improved guidelines for proposal submission on behalf of ncuc. 



</span></font></div><div><font style="background-color:rgb(255,255,255)" face="arial, helvetica, sans-serif" color="#000000"><span style="text-align:left;white-space:pre-wrap;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></font></div><div><font style="background-color:rgb(255,255,255)" face="arial, helvetica, sans-serif" color="#000000"><span style="text-align:left;white-space:pre-wrap;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></font></div><div><font style="background-color:rgb(255,255,255)" face="arial, helvetica, sans-serif" color="#000000"><span style="text-align:left;white-space:pre-wrap;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></font></div><div><font style="background-color:rgb(255,255,255)" face="arial, helvetica, sans-serif" color="#000000"><span style="text-align:left;white-space:pre-wrap;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline"><br></span></font></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">2018-06-11 17:44 GMT-03:00 Michael Karanicolas <span dir="ltr"><<a href="mailto:mkaranicolas@gmail.com" target="_blank">mkaranicolas@gmail.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Apologies - that should refer to s. XII... Apparently I need to brush up on my roman numerals. <br><br>I'm fine with the revisions to the first paragraph, but would prefer to keep the lines in the second or third, since they add important information - that the inputs made to the IGF proposal via Skype were identical to those that were sent to the list, and that (as far as I know) no other group at ICANN has a policy addressing this.<br><br>-----<br><br>First off, we can confirm that we sometimes use off-list methods to communicate with one another, both individually and at times, as a group. We do not believe this represents a violation of our bylaws or operating procedures. Indeed, the transparency section of our bylaws (section XII) specifically contemplates instances where information may need to be withheld, such as where its disclosure would negatively impact our engagement with a policy under discussion. In other instances, we may use offlist communications for more informal or social chatter, unrelated to the NCUC decision-making process, or to try and get the attention of a person where on-list communications are going unanswered.<span class=""><br><br>EC deliberations take place on-list. But, when juggling multiple communication tracks, it is inevitable that there can be some overlap, or instances where a communication that should be made on-list is made using an external service. [That was the case with regards to the latest IGF proposal, where some of the reviewing feedback was given via Skype. In part, this was due to the quick turnaround of the proposal, and the pending deadline (for a full timeline of how the IGF proposal was developed, please see the discussion on the NCUC-Discuss list <a href="https://www.google.com/url?hl=en&q=https://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2018-June/044315.html&source=gmail&ust=1528835918947000&usg=AFQjCNG5hs6RKCfzorRhkGfMl43Fc5C0iQ" target="_blank">here</a>). It is worth noting that, in this case, substantially identical feedback was sent to the ExComm list at the same time, in order to ensure that it was documented.]<br><br>Nonetheless, we acknowledge that the use of off-list communication is a problem. In order to remedy it, one suggestion would be for us to develop and approve guidelines for off-list discussions, and rules around their archiving and disclosure. If members feel that is a good idea – we would be happy to develop a draft for discussion. We believe this would make us the only Constituency or Stakeholder Group which has taken steps to address this nearly universal issue - and would be glad to be at the forefront of that debate.<br><br>Transparency and accountability are values that we hold dear and, in many cases, are active advocates for across the ICANN communities. The challenge of managing formal and informal avenues of communication is a common one across the transparency sector, particularly with the expanding diversity of communications tools and devices that we now have available. We are committed to doing better, and to working harder to foster trust between the EC and its constituents. As always, we welcome constructive feedback.<br><br>We look forward to the conversation.<br><br>The NCUC Executive Committee</span></div><div class="HOEnZb"><div class="h5"><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Jun 11, 2018 at 5:38 PM, Bruna Martins dos Santos <span dir="ltr"><<a href="mailto:bruna.mrtns@gmail.com" target="_blank">bruna.mrtns@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Also, the ref to the Bylaws is wrong!  <br><br>VII. Leaving Office
<br><br>A. An elected officer or appointed committee member of the NCUC may submit an email or
notice of resignation to the Chair whenever circumstances call for such an action.
<br>B. In the event of the resignation of the Chair, the Vice Chair shall finish the term of the
departing Chair.
<br>C. Elected or appointed officers and representatives of the Constituency can be removed for
non participation as stipulated in section VII D and E. <div>D. Regional representatives who fail to attend more than three (3) meetings in a row are
considered to have resigned their office. If they send apologies for their absence, after three (3)
times, they will be treated as per section IV.E.6 below. </div><div>E. If an EC member consistently fails to meet his/her responsibilities, the other EC members
shall notify the person in question and discuss how to rectify the situation. If performance does
not improve to satisfactory levels within three (3) months, the other EC members besides the
person in question may, on a unanimous vote, remove the member from office. </div><div>F. Regional representatives who fail to vote within 7 days three times in a row are considered
to have resigned their office. </div><div>G. When any member of the EC or any other NCUC committee has failed to meet
participation criteria as specified in as specified in the bylaws and has been removed by the EC,
the Chair, after consulting with members, may appoint a temporary replacement to finish the
remaining term. If the remaining term of the resigning or removed elected representative(s) is
greater than six (6) months, a new election shall be organized. </div><div>H. The standards for performing the duties of NCUC leadership positions include impartiality,
accountability, and avoidance of conflicts of interest. NCUC officers are expected to be fair and
responsible stewards of the NCUC’s activities. The Chair, in particular, is expected to look after
the general interests of the NCUC and to be responsive to all members and officers in their
requests for information. Term limits and regular elections, as well as removal procedures for 
16
corrupt officers or officers who fail to perform their responsibilities, are intended to keep officers
accountable and responsive. The NCUC Executive Committee shall draft detailed operating rules
for removal of officers who fail to meet these standards within six (6) months of the approval of
the Bylaws by the Board.<br></div></div><div class="m_-3427321568492086527HOEnZb"><div class="m_-3427321568492086527h5"><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">2018-06-11 16:11 GMT-03:00 Bruna Martins dos Santos <span dir="ltr"><<a href="mailto:bruna.mrtns@gmail.com" target="_blank">bruna.mrtns@gmail.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hey all, <div><br></div><div>I dont oppose to the general content of the communiqué but would suggest suppressing whats in red and adding whats in green. </div><div><br></div><div>Also, in light of the fact that Renata, Michael and Me have already answered the IGF proposal point in the thread, I would take the second paragraph out (the part between brackets), for the sake of making the text shorter/more direct. I took some minutes to think about the text and no longer see any reasons for readdressing the issue. What do we think ? <br><br>@Renata, given that you think this issue has already been addressed, if this texts is voted to be sent do you want us to mention your objection ? How would this go ? </div><div><br></div><div>-----------</div><div><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><i><span style="font-size:small;float:none;display:inline">First off, we can confirm that we sometimes use off-list methods to communicate with one another, both individually and at times, as a group. <span style="background-color:rgb(217,234,211)"><font color="#6aa84f">We do not believe</font><font color="#6aa84f"> this represents</font></span><font color="#000000"> </font><font color="#ff0000"><span style="background-color:rgb(244,204,204)">is not</span> </font>a<span style="background-color:rgb(217,234,211)"><font color="#6aa84f">ny</font> </span>violation of our bylaws or operating procedures. Indeed, the transparency section of our bylaws (section VII) specifically contemplates instances where information may need to be withheld, such as where its disclosure would negatively impact our engagement with a policy under discussion. In other instances, we may use offlist communications for more informal or social chatter, unrelated to the NCUC decision-making process like<font color="#ff0000" style="background-color:rgb(244,204,204)">. Or we may use alternate measures to</font> try and get the attention of a person where on-list communications are going unanswered.</span><span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline"><font color="#000000">EC deliberations take place on-lis</font></span><span style="font-size:small;float:none;display:inline"><font color="#000000">t. But, when juggling multiple communication tracks, it is inevitable that there can be some overlap, or instances where a communication that should be made on-list is made using an external service.</font><font color="#ff0000"> [</font><font color="#000000" style="background-color:rgb(244,204,204)">That was the case with regards to the latest IGF proposal, where some of the reviewing feedback was given via Skype. In part, this was due to the quick turnaround of the proposal, and the pending deadline (for a full timeline of how the IGF proposal was developed, please see the discussion on the NCUC-Discuss list </font></span><font color="#000000" style="background-color:rgb(244,204,204)"><a href="https://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2018-June/044315.html" style="font-size:small" target="_blank">here</a><span style="font-size:small;float:none;display:inline">). It is worth noting that, in this case, substantially identical feedback was sent to the ExComm list at the same time, in order to ensure that it was documented.</span></font><span style="color:rgb(255,0,0);font-size:small;float:none;display:inline">]</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">Nonetheless, we acknowledge that the use of off-list communication is a problem. In order to remedy it, one suggestion would be for us to develop and approve guidelines for off-list discussions, and rules around their archiving and disclosure. If members feel that is a good idea – we would be happy to develop a draft for discussion. <font color="#ff0000" style="background-color:rgb(244,204,204)">We believe this would make us the only Constituency or Stakeholder Group which has taken steps to address this nearly universal issue - and would be glad to be at the forefront of that debate.</font></span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">Transparency and accountability are values that we hold dear and, in many cases, are active advocates for across the ICANN communities. The challenge of managing formal and informal avenues of communication is a common one across the transparency sector, particularly with the expanding diversity of communications tools and devices that we now have available. We are committed to doing better, and to working harder to foster trust between the EC and its constituents. As always, we welcome constructive feedback.</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">We look forward to the conversation.</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"><span style="font-size:small;float:none;display:inline">The NCUC Executive Committee</span><br style="text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;font-size:small"></span></i><br></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote"><div><div class="m_-3427321568492086527m_-1416656226665176068h5">2018-06-11 15:36 GMT-03:00 Michael Karanicolas <span dir="ltr"><<a href="mailto:mkaranicolas@gmail.com" target="_blank">mkaranicolas@gmail.com</a>></span>:<br></div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div><div class="m_-3427321568492086527m_-1416656226665176068h5"><div dir="ltr"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Hi,</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">The following is a statement which EC members developed over the past two days. It is now submitted for EC approval as a statement in response to the previous days' discussions:</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Recently there’s been some discussion about EC deliberation and procedures. We would like to clarify a few things.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">First off, we can confirm that we sometimes use off-list methods to communicate with one another, both individually and at times, as a group. This is not a violation of our bylaws or operating procedures. Indeed, the transparency section of our bylaws (section VII) specifically contemplates instances where information may need to be withheld, such as where its disclosure would negatively impact our engagement with a policy under discussion. In other instances, we may use offlist communications for more informal or social chatter, unrelated to the NCUC decision-making process. Or we may use alternate measures to try and get the attention of a person where on-list communications are going unanswered.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">EC deliberations take place on-lis</span><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">t. But, when juggling multiple communication tracks, it is inevitable that there can be some overlap, or instances where a communication that should be made on-list is made using an external service. That was the case with regards to the latest IGF proposal, where some of the reviewing feedback was given via Skype. In part, this was due to the quick turnaround of the proposal, and the pending deadline (for a full timeline of how the IGF proposal was developed, please see the discussion on the NCUC-Discuss list<span> </span></span><a href="https://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2018-June/044315.html" style="color:rgb(17,85,204);font-size:small" target="_blank">here</a><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">). It is worth noting that, in this case, substantially identical feedback was sent to the ExComm list at the same time, in order to ensure that it was documented.  </span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Nonetheless, we acknowledge that the use of off-list communication is a problem. In order to remedy it, one suggestion would be for us to develop and approve guidelines for off-list discussions, and rules around their archiving and disclosure. If members feel that is a good idea – we would be happy to develop a draft for discussion. We believe this would make us the only Constituency or Stakeholder Group which has taken steps to address this nearly universal issue - and would be glad to be at the forefront of that debate.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">Transparency and accountability are values that we hold dear and, in many cases, are active advocates for across the ICANN communities. The challenge of managing formal and informal avenues of communication is a common one across the transparency sector, particularly with the expanding diversity of communications tools and devices that we now have available. We are committed to doing better, and to working harder to foster trust between the EC and its constituents. As always, we welcome constructive feedback.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">We look forward to the conversation.</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial;float:none;display:inline">The NCUC Executive Committee</span><br style="font-size:small;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><br></div>
<br></div></div>______________________________<wbr>_________________<br>
NCUC-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCUC-EC@lists.ncuc.org" target="_blank">NCUC-EC@lists.ncuc.org</a><br>
<a href="https://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-ec" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncuc.org/cgi-bin<wbr>/mailman/listinfo/ncuc-ec</a><br>
<br></blockquote></div><span class="m_-3427321568492086527m_-1416656226665176068HOEnZb"><font color="#888888"><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="m_-3427321568492086527m_-1416656226665176068m_-243103180452150842gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><b><i>Bruna Martins dos Santos </i></b></div><div><br></div><div><div>Skype ID: bruna.martinsantos<br></div><div>@boomartins<br></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</font></span></div>
</blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="m_-3427321568492086527m_-1416656226665176068gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><b><i>Bruna Martins dos Santos </i></b></div><div><br></div><div><div>Skype ID: bruna.martinsantos<br></div><div>@boomartins<br></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div>
</div></div></blockquote></div><br></div>
</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><b><i>Bruna Martins dos Santos </i></b></div><div><br></div><div><div>Skype ID: bruna.martinsantos<br></div><div>@boomartins<br></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div>