<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif">Hi Renata,</div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif">My replies will be in line below in dark blue. Generally, I'd like to point out that this agenda was a suggested agenda, on my behalf, that was sent for edits and comments. Since no edits or comments were made, the attendees took this agenda into account. I also have a question, will we be sent a transcript of the meeting? Because my impression of the meeting outcomes was much more positive than the outcomes I see reported below.</div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif">Best,</div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small">Elsa Saade</div><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small">--</div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Mar 26, 2018 at 7:14 AM, Renata Aquino Ribeiro <span dir="ltr"><<a href="mailto:raquino@gmail.com" target="_blank">raquino@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-style:solid;border-left-color:rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">Dear all <br><br>These are my appointments from NCUC EC Call last Friday.<div><br></div><div>Present in this call were Elsa Saade, Louise Hurel and Ines Hfaiedh</div></div></blockquote><div><br></div><div><span style="font-family:georgia,serif">​</span><font color="#0000ff" style="font-family:georgia,serif">As far as I understood Ines could not really make it through the call, due to connection errors.</font></div><div><font color="#0000ff" style="font-family:georgia,serif"></font> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-style:solid;border-left-color:rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>Apologies from Michael Karanicolas and Bruna Santos</div><div><br>I've recovered Elsa Saade's agenda here:<br><br>1. General overview of the NCUC EC and Chair's work in the past 5 months<br>(always keeping by-laws in mind)<br><br><font color="#ff0000">This was to me a surprise and a rather uncanny agenda item since there was no point mentioned about the bylaws or their infringement I can recall<br></font></div></div></blockquote><div><br></div><div><span style="color:rgb(0,0,255);font-family:georgia,serif">This was an umbrella point for the rest of the points below, keeping in mind the by-laws to keep each other at check that we are all on the right track as a team, and to also discuss if there would be a need for reconsideration of bylaws based on discussions like the one on regional representations for instance. The way I saw the discussion unfolding was extremely positive, and had no reference to any infringement, rather praise with a call for betterment. I'd like to have some clarification on why it comes to Renata as a surprise that we'd like to evaluate our efficiency in the last 5 months.</span></div><div><span style="color:rgb(0,0,255);font-family:georgia,serif"></span> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-style:solid;border-left-color:rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><font color="#ff0000"></font><br>a. Hand-over process (if any) and how it can be refined for current and<br>future EC</div><div><br></div><div><font color="#ff0000">The EC had a transition document studied in the beginning of its term. In ICANN61 the Chair could not be at the meeting but EC could. Both Chair and EC are representatives of NCUC so in occasions where the Chair is not available, the EC can represent. Fortunately these occasions won't be needed anymore in a short horizon.</font></div></div></blockquote><div><br></div><div><span style="color:rgb(0,0,255);font-family:georgia,serif">As stated in the meeting, this point was specifically concerning the general handover of the EC when they first get elected and the possibility to create a handbook or a more detailed transition document for any upcoming EC in order for them to be hands on from the very beginning. The point did not mean ICANN 61, rather a general NCUC EC procedural point regarding transition from one EC to another.</span></div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-style:solid;border-left-color:rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div><br><br>2. Future Proceeds and how to improve communication</div><div><font color="#ff0000"><br></font></div><div><font color="#ff0000">See point above</font><br><br>a. Communication Management Brainstorming and setting</div><div><font color="#ff0000"><br></font></div><div><font color="#ff0000">See point above</font><br><br>b. Initial coordination plan for EC and Chair for any upcoming<br>events/meetings<br><br><font color="#ff0000">Unfortunately we do not have the report from the ICANN62 Kick-off planning meeting yet but soon we may have other information </font></div><div><font color="#ff0000">A workspace is built, just like before</font></div><div><font color="#ff0000">A general public invite</font></div><div><font color="#ff0000">And thanks for the EC who contributed with social media, invites to the meeting</font></div><div><font color="#ff0000"><br></font></div><div><font color="#ff0000">Some meetings, for instance, are outside of Chair/EC remit</font></div><div><br></div><div><font color="#ff0000">As I understand Elsa Saade is going to Rightscon handpicked by GSE</font></div><div><font color="#ff0000">Since this comes w no consultation or communication to the EC or Chair, we take that she is representing her own personal capacity</font></div></div></blockquote><div><br></div><div><span style="font-family:georgia,serif"><font color="#0000ff">I am indeed attending Rightscon in my own personal capacity, the GSE team selected me as a Fellowship Alumni and another NextGen Alumni to help with the ICANN Booth during the RightsCon days as we were both temporarily located in the NA region. This was not a travel slot or funds that were ever offered to NCUC and if I w<div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small;display:inline">​ere​</div> attending the event <div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small;display:inline">​i​</div>n the capacity of the NCUC EC AP representative<div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small;display:inline">​,</div> the whole team would have been informed, as expected of me. Accordingly, as this was an opportunity offered to me as Alumni of the Fellowship Program I did not see the need to communicate this to the EC or the Chair on this specific call that aimed to address the EC and Chair "appointments". In case any doubt with regards to this selection arises, I'd suggest to talk to Adam Peake who was the one who contacted me with the given opportunity<div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif;font-size:small;display:inline">​.​</div></font></span></div><div><span style="font-family:georgia,serif"></span> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-style:solid;border-left-color:rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><font color="#ff0000"><br></font>c. Responsibilities and Time Management + Deadline setting<br><br><font color="#ff0000">Unfortunately ICANN organization sets deadlines and emails have to be publicized for members knowledge as soon as the information is available for transparency and information of our members. So, there isn't really a possibility on "holding off" on emails for 1 day a week so the EC can have a lesser email volume. Advice remains that the EC change to digest mode or web-only messages. Staff can help with that. Whenever Chair or Staff reaches out to EC offlist is because a deadline is approaching and needs to have EC feedback. However, we strive to move with tasks as best as possible on time with majority of votes, as Procedures outline. </font></div><div><br>3. AOB<br></div></div>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
NCUC-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCUC-EC@lists.ncuc.org">NCUC-EC@lists.ncuc.org</a><br>
<a href="https://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-ec" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncuc.org/cgi-<wbr>bin/mailman/listinfo/ncuc-ec</a><br></blockquote></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">--<br><br>Elsa Saade<br>Consultant</div></div><div>Gulf Centre for Human Rights</div><div>Twitter: @Elsa_Saade</div></div></div></div></div>
</div></div>