<div dir="ltr">Dear all <br><br>These are my appointments from NCUC EC Call last Friday.<div><br></div><div>Present in this call were Elsa Saade, Louise Hurel and Ines Hfaiedh</div><div><br></div><div>Apologies from Michael Karanicolas and Bruna Santos</div><div><br>I've recovered Elsa Saade's agenda here:<br><br>1. General overview of the NCUC EC and Chair's work in the past 5 months<br>(always keeping by-laws in mind)<br><br><font color="#ff0000">This was to me a surprise and a rather uncanny agenda item since there was no point mentioned about the bylaws or their infringement I can recall<br></font><br>a. Hand-over process (if any) and how it can be refined for current and<br>future EC</div><div><br></div><div><font color="#ff0000">The EC had a transition document studied in the beginning of its term. In ICANN61 the Chair could not be at the meeting but EC could. Both Chair and EC are representatives of NCUC so in occasions where the Chair is not available, the EC can represent. Fortunately these occasions won't be needed anymore in a short horizon.<br></font><br>b. General Mailing list and Regional Mailing List evaluation<br><br><font color="#ff0000">This was a topic left for next meeting</font><br><br>c. Outreach updates from each of the ECs and Chair</div><div><font color="#ff0000"><br></font></div><div><font color="#ff0000">It was explained that inreach is now a priority for NCUC and this means changes in outreach event profiles. In the future, this change of profile will be taken into account.</font><br><br>d. Events and Meeting updates | Staff communication thus far<br><font color="#ff0000"><br>Staff is to return soon and may address EC wish for more communication and a task digest</font><br><br>e. Team dynamics as observed in the last 5 months (communication) and<br>evaluation<br><br><font color="#ff0000">See point above</font></div><div><br></div><div>f. Q&A for clarifications if any<br><br><br>2. Future Proceeds and how to improve communication</div><div><font color="#ff0000"><br></font></div><div><font color="#ff0000">See point above</font><br><br>a. Communication Management Brainstorming and setting</div><div><font color="#ff0000"><br></font></div><div><font color="#ff0000">See point above</font><br><br>b. Initial coordination plan for EC and Chair for any upcoming<br>events/meetings<br><br><font color="#ff0000">Unfortunately we do not have the report from the ICANN62 Kick-off planning meeting yet but soon we may have other information </font></div><div><font color="#ff0000">A workspace is built, just like before</font></div><div><font color="#ff0000">A general public invite</font></div><div><font color="#ff0000">And thanks for the EC who contributed with social media, invites to the meeting</font></div><div><font color="#ff0000"><br></font></div><div><font color="#ff0000">Some meetings, for instance, are outside of Chair/EC remit</font></div><div><br></div><div><font color="#ff0000">As I understand Elsa Saade is going to Rightscon handpicked by GSE</font></div><div><font color="#ff0000">Since this comes w no consultation or communication to the EC or Chair, we take that she is representing her own personal capacity</font></div><div><font color="#ff0000"><br></font>c. Responsibilities and Time Management + Deadline setting<br><br><font color="#ff0000">Unfortunately ICANN organization sets deadlines and emails have to be publicized for members knowledge as soon as the information is available for transparency and information of our members. So, there isn't really a possibility on "holding off" on emails for 1 day a week so the EC can have a lesser email volume. Advice remains that the EC change to digest mode or web-only messages. Staff can help with that. Whenever Chair or Staff reaches out to EC offlist is because a deadline is approaching and needs to have EC feedback. However, we strive to move with tasks as best as possible on time with majority of votes, as Procedures outline. </font></div><div><br>3. AOB<br></div></div>