<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">I believe we have discussed and responded to these questions, but I will repeat this for the new members of EC.  I do urge you to read the operating procedures, and do a bit of research on how ICANN functions and read our travel policy, now back to the questions: </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"> What level of funding do we have available to disburse now, and in</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px">what baskets (CROP, general support, etc.)</span></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">As I said, and as is in the operating procedures each year NCUC receives CROP (there has to be a request submitted). This CROP comes as either CROP for event and Crop for outreach travel. This year we will have 5 slots for travel. nothing been assigned The rules about CROP has been distributed by me and Renata on this list. It is also clear how many is available. These rules are set by ICANN staff.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px">- What commitments of funding have we approved going forward, if any?</span><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"><br></span></div><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px">NCUC each year provides funding for traveling for up to 4000 USD each meeting. Sometimes we do not use our own funding because an ICANN travel slot might become available if a funded traveler cannot make it or has access to other source of funding.  For outreach, as will be explained below, there is no set budget. </span></div><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px">Also please read this part of the travel policy: </span></div><div class="gmail_default"><br></div><div class="gmail_default"><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px">ICANN-Related Meetings</span></div><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px">At times it may be in NCUC’s interest to be represented at other meetings where important GNSO/ICANN matters will be discussed. Generally, such meetings would be held by GNSO or cross-community working groups, but on an exceptional basis, they could be organizationally separate events.</span></div><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div class="gmail_default"><span style="font-size:12.8px">NCUC can make available up to US $5,000 per calendar year to facilitate participation in such meetings. A member may receive support of up to US $1,000. Covered travel costs include conference-related airfare, visas or related fees, lodging, and airport taxis. If the actual cost of these items is greater than $1,000 the member will be responsible for the difference. NCUC cannot provide a per diem or cover other expenses.</span></div><div class="gmail_default"><br></div></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"><br></span></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><b><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px">- What is our fiscal year - when will these funds be replenished, and</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px">to what level?</span></b><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px">For travel, as you see from the travel policy, we have a per calendar year budget. As to NCUC funds for outreach and activities similar to that, we don't really have allocated budget, we decide case by case. And each year we get certain amount of money from PIR (treasurer reports on that). We decided not to allocate a certain budget that makes us spend it nor restrict action (this was discussed with the previous EC and agreed upon) if an opportunity comes a long that is in favor of NCUC to use its funds. But we did put a cautious, voluntary cap for EC to consider (500 USD or less). All this said, approving a set budget for outreach  is possible if the EC decides to take such actions.</span></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"><br></span></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px">I would also call your attention to operating procedures section VII:</span><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"><br></span></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:12.8px"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">VII. Funding</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">1. NCUC funds its activities through two sources: ICANN funds and NCUC funds.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">ICANN funds are typically available on a pilot and/or ad hoc basis. It is not</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">clear if each year a support program will continue or not. As of July 2017, the</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">ICANN sourced funding opportunities available for the NCUC are: Community</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Regional Outreach Program, funding through the Global Stakeholder</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Engagement team, as well as approved funding of supplementary budget</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">requests. NCUC funding opportunities include travel support for ICANN</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">meetings, as well as funding for external related meetings.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">2. Funding Transparency: The NCUC does not have a set budget for outreach.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">Requests will be considered on a first-come, first-served basis, and the EC</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">shall provide a rationale as to why it funds or does not fund any portion of a</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif">request.</div><div><br></div></span></div></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font face="verdana, sans-serif">Farzaneh </font></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On Mon, Nov 27, 2017 at 9:51 AM, Michael Karanicolas <span dir="ltr"><<a href="mailto:mkaranicolas@gmail.com" target="_blank">mkaranicolas@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">I strongly agree with Elsa on this. It's been a subject of confusion<br>
for me since I joined the EC. I believe we discussed this briefly back<br>
in Abu Dhabi, which helped to clear up my understanding of the money<br>
we have access to (to a certain degree...), but it's very difficult to<br>
process these requests without a proper understanding of the budget we<br>
have remaining, and the timeline under which we need to spend it.<br>
<br>
As a solution, I'd suggest a shared Google doc listing what we have<br>
available, that we can just update with each funding approval. I'd be<br>
happy to draw that up, if someone can provide me the following<br>
information:<br>
<br>
- What level of funding do we have available to disburse now, and in<br>
what baskets (CROP, general support, etc.)<br>
- What commitments of funding have we approved going forward, if any?<br>
- What is our fiscal year - when will these funds be replenished, and<br>
to what level?<br>
<br>
Thanks,<br>
<br>
Michael<br>
<span class="im HOEnZb"><br>
<br>
<br>
On Mon, Nov 27, 2017 at 7:44 AM, Elsa S <<a href="mailto:elsa.saade@gmail.com">elsa.saade@gmail.com</a>> wrote:<br>
<br>
> On a more general note, does NCUC have a tracing of the money spent<br>
> throughout the year and how much budget we still have, and for how long? I'm<br>
> asking because It would be hasty to give feedback without having had a<br>
> general idea of where we stand at the moment in terms of our budget as NCUC.<br>
> If anyone has more info on this or where I could find this information,<br>
> sharing would be very much appreciated.<br>
</span><div class="HOEnZb"><div class="h5">______________________________<wbr>_________________<br>
NCUC-EC mailing list<br>
<a href="mailto:NCUC-EC@lists.ncuc.org">NCUC-EC@lists.ncuc.org</a><br>
<a href="https://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-ec" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.ncuc.org/cgi-<wbr>bin/mailman/listinfo/ncuc-ec</a><br>
</div></div></blockquote></div><br></div>