<div dir="ltr"><div class="gmail_default"><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">All, </font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">I finished the bylaws comments. I think we can have another meeting to finalize, accept changes and send this to the board. </font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">I have divided my points to resolved and to be discussed. If you have a comment on any of the points please raise them here or in our final meeting (date and time to be decided)</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">Here is the google doc: <a href="https://docs.google.com/document/d/1m38v50W-vLjZLDAr6HoZzRXQP3aE9Xoz1RmlGqAIQ-Y/edit#">https://docs.google.com/document/d/1m38v50W-vLjZLDAr6HoZzRXQP3aE9Xoz1RmlGqAIQ-Y/edit#</a></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><b>Resolved:</b></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">1. Can an Additional Representative serve as proxy pending replacement of the OR? </font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">Answer is: we just inform the organization, the organization can decide whether AR can become a voting member or not. So AR does not become automatically a voting member. note that the paragraph in our bylaws specify that AR do become automatically official reps but as Rafik mentioned, EC will leave it to the org whether they can vote</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">The bylaws read as: </font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"> [<span style="background-color:rgb(245,245,245)">Additional Representatives.Each Member may also designate one or more individuals to serve as Additional Representative(s) to the Constituency. Additional Representative(s) may not vote, but otherwise may participate in the Constituency mailing list, discussions, and meetings. In case an Official Representative resigns without notifying the NCUC of a new Official Representative from the organization, <u>the Additional Representative automatically becomes the representative of the organization within the NCUC. </u>The Executive Committee shall, at its discretion, determine limits to the total number of Additional Representatives that an organization may appoint (provided that the limit shall apply to all Constituency Members equally)]</span></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">2. Change procedural rules to operational rules</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">3. Ken asked: There are 8 EC members according to Section IV-B. Does 4 constitute a minimum quorum for ALL EC votes or only for these special appointments? If it is a general constraint, then it should be stipulated earlier in this section and, then, it does not need to be repeated in 5, 6, and 7.</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">I responded: only for some appointment as indicated in the bylaws  a quorum is needed.We can stick with a quorum of 4.</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">4. NCUC "Bylaws" was changed to NCUC "Charter"</font></div><div class="gmail_default"><br></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><span style="background-color:transparent;white-space:pre-wrap"><br></span></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><span style="background-color:transparent;white-space:pre-wrap"><b>To be discussed:</b></span></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">1. Leaving office paragraph:</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><span id="gmail-docs-internal-guid-82afa8c1-1dfa-c2e9-e72d-212dafdaad1d"><span style="background-color:transparent;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">D.  </span><span style="background-color:transparent;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">In case of removal or resignation of a </span><span style="background-color:transparent;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">representative</span><span style="background-color:transparent;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> or an officer,  the Chair, after consulting <u>with members</u>, may appoint a temporary replacement to finish the remaining term of the resigning EC representative.</span></span><br></font></div><div class="gmail_default"><span><span style="background-color:transparent;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></span></span></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">ICANN staff wonders  whether chair should consult with<u> all members </u>or just with EC members regarding the appointment of a temporary replacement for an elected officer or a rep.</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">He also made the point that: there are timeframes that determine whether an election is to be held or a temporary replacement named (e.g., if there are more than 6 months remaining, a new election is warranted). Staff can provide such options for consideration by the NCUC.</font></blockquote><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">Note that in our current bylaws we do have such time limit but in the new bylaws we don't. I think Chair should consult with members in case of a resignation or a removal, make a call for expressing interest and if there is an objection to that appointment then an election can be held. Or we could put the time limit back.</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font face="arial, helvetica, sans-serif"><span style="color:rgb(0,0,0)">2. Section II(I)(A) of the bylaws, reads as: </span><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">Financial Disclosure Statements.</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">A disclosure statement should be provided by an individual or an organization who is receiving an individual or group research grant, funding, or consulting fee from ICANN, another Supporting Organization or GNSO Stakeholder Group, governments, or commercial entities involved in ICANN-related activities. This should be done in a form and manner prescribed by the Executive Committee, which will be published and disclosed on NCUC online communication channels on ). These disclosure notifications will be published on NCUC online communication channels. Members can request the EC to keep parts of the disclosure statement confidential; however, the EC will decide, at its own discretion, whether to approve the confidentiality request. The list should be updated periodically and old disclosures removed. The EC will follow up on any disclosures they believe require further consideration. Failure to disclose financial support in within three months of having been granted financial support a timely manner will result in the reconsideration of membership.</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">Concerns are raised that due to attorney-client privilege lawyers cannot disclose some of the info stated in this paragraph. we need to discuss this paragraph in our final call.</font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">3. </font><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:arial,helvetica,sans-serif"> </span><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:arial,helvetica,sans-serif">Accept all the changes Michael has made to the transparency section XII.</span></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><br></font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"> </font></div><div class="gmail_default"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">Best </font></div></div><div class="gmail_default"><span class="gmail-m_8159707080486024048gmail-im"><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif"><p class="MsoNormal" style="margin-right:0in;margin-left:0in"><br></p><p class="MsoNormal" style="margin-right:0in;margin-left:0in"><br></p></font></span></div></div><div><div class="gmail-m_8159707080486024048gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font color="#000000" face="arial, helvetica, sans-serif">Farzaneh </font></div></div></div></div>
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