<div dir="ltr">Hi everyone,<div><br></div><div>we have to start the planning for Hyderabad meeting. We have to make our requests for meeting room by 14th September. You will find below the excerpt of 2 communications I received from ICANN staff about that matter.</div><div><br></div><div>For Hyderabad, I think we need:</div><div>- meeting request our usual NCUC Civil society outreach session. we may work with ICANN staff and local members for that matter. </div><div>- the NCUC session at constituency day: the timing will be coordinated with NCSG to give people enough time for lunch break</div><div>- another NCUC session in place of EC meeting to talk about the bylaws change.</div><div><br></div><div>That won't be different from previous requests except Helsinki. we will also get the language interpretation service.</div><div><br></div><div>we are not talking about the topics/agenda for now, as agreed we will consult our membership about the constituency day session and avoid spending too much time about internal admin stuff. we can also have ad-hoc meeting to discuss policy etc but we should coordinate with NCSG.</div><div><br></div><div>we also have the High Interest topics proposals that we can submit by 1st September. as you saw it , Jeremy made a proposal for a topic and we are looking for more.</div><div><br></div><div>we will compile our meeting request and Maryam with GNSO secretariat will submit it on our behalf.</div><div><br></div><div>In addition to our outreach for Hyderabad, Klaus reached me inviting NCUC to participate in 2 outreach session/events for Hyderabad . I will share information later</div><div><br></div><div>Best,</div><div><br></div><div>Rafik</div><div><br></div><div>=====================================</div><div><br></div><div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)">Dear Rafik et al,</div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)"><br></div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)"><font style="font-family:-webkit-standard">We now have a detailed<font color="#ff0000"> </font></font><b style="font-family:-webkit-standard"><font color="#ff0000"><a href="https://meetings.icann.org/sites/default/files/icann57_hyderabad_agm_blockschedule_aug16.pdf" target="_blank" style="font-family:Arial,sans-serif">ICANN57 B</a><a href="https://meetings.icann.org/sites/default/files/icann57_hyderabad_agm_blockschedule_aug16.pdf" target="_blank" style="font-family:Arial,sans-serif">lock Schedule</a></font></b><font style="font-family:-webkit-standard"><font color="#ff0000"> </font>available for your reference.  </font><font face="Arial,sans-serif">ICANN support staff will be responsible for submitting session request forms on behalf of all groups into our event management scheduling software (EMS) and we will consult with our staff steering committee as well as SO/AC/SG/C liaisons to address any conflicts. </font></div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)"><br></div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)">The production timeline for requests is as follows:</div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)"><table border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" width="476" style="font-family:Arial;border-collapse:collapse;width:476pt"><colgroup><col width="293" style="width:293pt"><col width="183" style="width:183pt"></colgroup><tbody><tr height="14" style="height:14pt"><td colspan="2" height="14" width="476" style="padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;color:rgb(255,140,120);font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap;height:14pt;width:476pt"></td></tr><tr height="14" style="height:14pt"><td height="14" style="padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;color:windowtext;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap;height:14pt;background-color:rgb(242,242,242)"><font size="3">Submissions Open: High Interest Topics</font></td><td style="padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;color:windowtext;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap;background-color:rgb(242,242,242)"><span style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:medium">Proposals Due: Thursday, 1 September</span></td></tr><tr height="14" style="height:14pt"><td height="14" width="293" style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;height:14pt;width:293pt"><font size="3">EMS Request Period: Board, SO/AC/SG/C & GDD Sessions</font></td><td style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap"><font size="3">Form Opens: Thursday, 25 August</font></td></tr><tr height="14" style="height:14pt"><td height="14" width="293" style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;height:14pt;width:293pt;background-color:rgb(242,242,242)"><font size="3">EMS Request Period: All Sessions</font></td><td style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap;background-color:rgb(242,242,242)"><font size="3">Form Opens: Thursday, 1 September</font></td></tr><tr height="14" style="height:14pt"><td height="14" style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;font-weight:700;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap;height:14pt"><font size="3">GNSO Meeting Requests<span style="white-space:pre-wrap">
</span><br>Staff Deadline / Schedule Closed</font></td><td style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;font-weight:700;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap"><font size="3">Due to GNSO Secretariat by Wed, 14 September<br>Thursday, 22 September</font></td></tr><tr height="14" style="height:14pt"><td height="14" style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap;height:14pt;background-color:rgb(242,242,242)"><font size="3">Public Schedule Posted Online</font></td><td style="font-family:Arial,sans-serif;padding-top:1px;padding-right:1px;padding-left:1px;font-size:10pt;vertical-align:middle;border:none;white-space:nowrap;background-color:rgb(242,242,242)"><font size="3">Thursday, 13 October</font></td></tr></tbody></table></div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)"><br></div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)">I anticipate proposals for high interest topics from each individual group. Once proposals are in, we will combine like topics and work together to determine who will take the lead in organizing these sessions. </div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)"><br></div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)">I hope this is helpful for now.  I will provide an update to everyone on Friday, September 2nd after we’ve received all the HIT proposals. </div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)"><br></div><div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:12px;color:rgb(0,0,0)">Thanks,</div>
<br><div class="gmail_quote">---------- Forwarded message ----------<br><br>





<div bgcolor="white" lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72">
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:11pt;color:black">On behalf of James Bladel and Heather Forrest
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:11pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:11pt;color:black">Dear All,</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:11pt;color:black"> </span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:11pt;color:black">ICANN57 is approaching rapidly and as such we wanted to share with you the proposed approach for planning and scheduling GNSO related meetings.</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:11pt;color:black"> </span><u></u><u></u></p>
<p style="margin-left:0.25in">
<u></u><span style="font-family:Symbol"><span>·<span style="font-style:normal;font-variant:normal;font-weight:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">      
</span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;color:black">All meeting requests are due to the GNSO Secretariat (<a href="mailto:gnso-secs@icann.org)" target="_blank"><span style="color:rgb(11,76,180)">gnso-secs@icann.org)</span></a>by
<b>14 September 2016.</b> It will not be possible to process any requests received after this date.</span><u></u><u></u></p>
<p style="margin-left:0.25in">
<u></u><span style="font-family:Symbol"><span>·<span style="font-style:normal;font-variant:normal;font-weight:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">      
</span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;color:black">When submitting your request, please provide all the information on the meeting request form which will be sent out on Friday 12 August 2016</span><u></u><u></u></p>
<p style="margin-left:0.25in">
<u></u><span style="font-family:Symbol"><span>·<span style="font-style:normal;font-variant:normal;font-weight:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">      
</span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;color:black">Please avoid requesting any meetings that are in direct conflict/competition with other GNSO meetings and Cross-Community WGs. You will find attached the draft GNSO schedule. Highlighted
 in orange are the currently planned GNSO meetings.</span><u></u><u></u></p>
<p style="margin-left:0.25in">
<u></u><span style="font-family:Symbol"><span>·<span style="font-style:normal;font-variant:normal;font-weight:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">      
</span></span></span><u></u><span style="font-size:11pt;color:black">All meeting requests will be reviewed by the GNSO Council leadership. You will be contacted should there be a need to suggests a different time/date for a specific meeting to minimize
 conflicts.</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:11pt;color:black"> </span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt;color:black">Best regards,</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> </span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> <u></u></span></p>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>

</div><br></div></div>