Milton and Tapani are suggesting professional approaches to management that I am in total agreement with.<div><br></div><div>I woud suggest a fixed yearly amount, with some flexibility as to per meeting allocation. In general terms, it may make more sense to have more members at the AGM than at a typical summer meeting or, if the meeting calendar allows, to focus on meetings with cheaper travel costs ( for example, if we can get 5 people to London for the cost of 3 to Singapore we may not want to equally fund both meetings).</div>
<div><br></div><div>I'd be very interested in getting Carlos view on this as he's an experienced manager who probably deals with these issues on a frequent basis.</div><div><br></div><div>Ed</div><div><br><div class="gmail_quote">
On Fri, Jun 7, 2013 at 3:59 PM, Tapani Tarvainen <span dir="ltr"><<a href="mailto:ncuc@tapani.tarvainen.info" target="_blank">ncuc@tapani.tarvainen.info</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
On Fri, Jun 07, 2013 at 02:46:47PM +0000, Milton L Mueller (<a href="mailto:mueller@syr.edu">mueller@syr.edu</a>) wrote:<br>
<br>
> [Milton L Mueller] Whatever was written would just be on the mail<br>
> list discussions we had. There was a pretty firm policy however, and<br>
> it was this: set a FIXED budgetary amount for travel per meeting<br>
> that would ensure that over the course of the year we could send 2,<br>
> sometimes 3 people.<br>
<br>
That sounds like a very good idea. Not only for travel but other costs, too.<br>
That is, making a budget on a yearly basis.<br>
<br>
> The virtue of such an approach is that it made planning easier and<br>
> imposed a slightly longer term perspective on the group as a whole<br>
> in making its decisions. Allocate within the budget constraint. If<br>
> you think about travel budgeting as something you do a month or two<br>
> before a meeting, rather than as a budget item for the entire year<br>
> (or even a 2 year cycle) then you are guaranteed to have a rush of<br>
> demands for travel support at the last minute as excitement about<br>
> the meeting grows. Decisions will tend to be made without reference<br>
> to the long-term sustainability of the level of support.<br>
<br>
I'm in 100% agreement with this.<br>
<br>
The only thing I'd change is that I'd put the budget somewhere<br>
in our website for future reference rather than just leaving it on<br>
the mailing list. And of course include all expenses, not<br>
just travel costs.<br>
<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>
--<br>
Tapani Tarvainen<br>
_______________________________________________<br>
Ncuc-ec mailing list<br>
<a href="mailto:Ncuc-ec@lists.ncuc.org">Ncuc-ec@lists.ncuc.org</a><br>
<a href="http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-ec" target="_blank">http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-ec</a><br>
</font></span></blockquote></div><br></div>