<p dir="ltr">++++1 With your commments.</p>
<p dir="ltr">It was what I stated yesterday : Procedures for that must/should have been be in placed and followed in a transparent  manner. Otherwise we keep speculating  in philosophical discussions.<br></p>
<p dir="ltr">Best Regards<br>
@__f_f__<br>
<a href="http://about.me/farell">about.me/farell</a> <br>
________________________________.<br>
Mail sent from my mobile phone. Excuse for brievety.</p>
<div class="gmail_quote">Le 23 avr. 2017 11:00 AM, "Tapani Tarvainen" <<a href="mailto:ncuc@tapani.tarvainen.info">ncuc@tapani.tarvainen.info</a>> a écrit :<br type="attribution"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Dear all,<br>
<br>
Now that we have seen the statement from former EC members as well as<br>
Zuan's response, it is time to review what happened and how, try to<br>
understand what went wrong and why, and what lessons we could draw<br>
from it.<br>
<br>
I must admit I find a big puzzling suggestions that we should not<br>
discuss this any more. Surely the point of making statements to the<br>
membership is to allow members to review and discuss them. And there<br>
clearly are open questions, issues that have not been discussed<br>
anywhere near thoroughly.<br>
<br>
Zuan was removed from the EC and by now his term would've expired long<br>
ago anyway, in that sense the case is closed - but it's only been just<br>
opened for analyzing what happened.<br>
<br>
******<br>
<br>
Transparency and due process are our core values, issues we keep<br>
pushing for in ICANN. I may be naive or idealistic in that, but I do<br>
believe we should try to live the way we preach as much as we can.<br>
<br>
And in this case transparency and due process did not fare well.<br>
<br>
Of course, being human we all make mistakes. I sure have made my share<br>
of them. And errors are always easier to see with hindsight.<br>
<br>
But when we do make mistakes, we should not try to forget them as soon<br>
as possible. Instead we should try to learn from them so we can do<br>
better in the future. It really isn't enough to say it "could have<br>
been handled better" without any suggestion as to how, or to note<br>
transparency concerns without actually addressing them.<br>
<br>
My intent is not to blame or accuse or embarrass anyone or determine<br>
guilt or anything like that. I see no reason to assume anyone acted in<br>
bad faith, and I will not name any potential culprits. Rather this a<br>
story of how even with the best of intentions things can go awry, and<br>
as far as I can tell the fault lies largely in the process, lack of<br>
proper procedures, and that's the main reason why I think it is<br>
important to understand what happened: we need to fix that, write up<br>
procedures so that things will be better next time.<br>
<br>
So, I'm not so much concerned with the who or even with the what but<br>
with the *how*.<br>
<br>
This discussion is particularly timely because NCSG EC has been<br>
working on detailed member removal procedural rules as per our charter<br>
2.2.6., and we're planning to it bring out the first draft for the<br>
membership to review within a few weeks. Having a precedent to reflect<br>
on should be most useful there.<br>
<br>
As for whether or not Zuan was actually ineligible for NCSG or NCUC<br>
membership at the time, I've refrained from taking a stand because as<br>
NCSG Chair I would not want to prejudge it in case it came to NCSG EC.<br>
But for the present purpose it doesn't matter much: it is sufficient<br>
to note it was not totally obvious, a foregone conclusion, but one<br>
where reasonably people could disagree, one in need of both<br>
fact-finding and rule-reading before reaching a decision.<br>
<br>
Another issue is if NCUC EC had (has) the right to expel or suspend<br>
its members. While there's no such right in old (current) bylaws, it<br>
can be argued it could be derived from some general principles, but<br>
surely that is not altogether obvious either.<br>
<br>
I do think there *should* be a way to remove EC members and I'm glad<br>
it's been taken care of in the proposed new bylaws. I don't see,<br>
however, how that could somehow vindicate actions taken under the old<br>
bylaws. If anything, the need for such a change could be seen<br>
indicating the old (current) bylaws did not give such right to the EC.<br>
<br>
But what I'm most worried about would be just as worrysome even if<br>
Zuan had been utterly and obviously ineligible and even if there had<br>
been explicit right in the bylaws for the EC to expel him (even though<br>
in that case things would probably have happened differently).<br>
<br>
******<br>
<br>
Let's take a look at what happened, as far as is publicly known.<br>
<br>
A brief timeline:<br>
<br>
(1) July 2016 (uncertain): One or more people complained about Zuan's<br>
eligibility to someone in the NCUC EC.<br>
<br>
(2) July-August 2016 (exact dates unknown): EC members, excluding<br>
Zuan, discussed the issue in a private email exchange and concluded<br>
that Zuan was ineligible to NCSG (or NCUC) membership and that<br>
therefore he should be removed from NCUC EC.<br>
<br>
(3) August 2, 2016: Zuan was notified of this by private email,<br>
stating it was NCUC EC conclusion, demanding his immediate<br>
resignation.<br>
<br>
(4) August 3, 2016: Zuan contacted NCSG Chair (me), having interpreted<br>
the message as an official decision to expel him from the NCSG as well<br>
as from the NCUC. I told him that NCUC EC had no right to make such a<br>
determination about NCSG membership, as that belongs to the NCSG EC.<br>
I also wrote to the NCUC EC members in question expressing my<br>
disapproval of the process.<br>
<br>
(5) August 8, 2016: the letter sent to Zuan was published on this list<br>
and it sparked a discussion that went on for some time.<br>
<a href="http://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2016-August/019065.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/<wbr>pipermail/ncuc-discuss/2016-<wbr>August/019065.html</a><br>
<br>
(6) August 12, 2016: Zuan announced he'd take the issue to the Ombudsman and<br>
discussion on the list soon subsided, waiting for Ombudsman's actions.<br>
<a href="http://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2016-August/019114.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/<wbr>pipermail/ncuc-discuss/2016-<wbr>August/019114.html</a><br>
<br>
(7) August 19, 2016: NCUC EC had a normal, recorded meeting to discuss<br>
the issue. Zuan did participate, and the EC decided to suspend him but<br>
did not replace him, instead leaving his seat vacant.<br>
<a href="http://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-ec/2016-August/002991.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/<wbr>pipermail/ncuc-ec/2016-August/<wbr>002991.html</a><br>
<br>
(8) April 10, 2017: Former NCUC EC members statement about the case<br>
was posted to this list.<br>
<a href="http://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2017-April/020478.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/<wbr>pipermail/ncuc-discuss/2017-<wbr>April/020478.html</a><br>
<br>
(9) April 13, 2017: Ombudsman posted Zuan's response.<br>
<a href="http://lists.ncuc.org/pipermail/ncuc-discuss/2017-April/020521.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/<wbr>pipermail/ncuc-discuss/2017-<wbr>April/020521.html</a><br>
<br>
******<br>
<br>
Observations and questions:<br>
<br>
While current NCUC bylaws do not have anything about expelling members<br>
from the EC anymore than from NCUC itself, NCSG Charter does.<br>
Indeed the letter sent to Zuan only referred to NCSG rules, and in any<br>
case the elibility rules for NCUC are essentially same as for NCSG.<br>
<br>
So why wasn't this referred to NCSG EC? The initial complainants<br>
might well have been unaware of these legalistic details, but<br>
NCUC EC members certainly should have known them and notified<br>
NCSG EC about the situation.<br>
<br>
Second, if it was concluded Zuan was ineligible for NCSG (or NCUC)<br>
membership, why only remove him from the EC? Wouldn't it have been<br>
their duty to remove him from the entire NCUC (and notify NCSG EC so<br>
he could be removed from NCSG)?<br>
<br>
Third, the big procedural irregularity: why was the decision<br>
made in a private, still not published, email exchange?<br>
<br>
The only explanation given is that raising the issue in public "could<br>
have been construed as an intimidating public attack on Peter".<br>
<br>
While that's a fair reason as far as it goes, and I'm sure it was a<br>
real reason, there must've been something else, too, as it begs the<br>
question why Zuan was not included in the discussion earlier, indeed<br>
from the very beginning.<br>
<br>
He thought he was a member of the EC, equal to others. Then he is<br>
being told that others have met in secret, without him, and judged him<br>
without his participation and found him guilty, and are saying they<br>
made an official decision about him - a decision of the EC he's<br>
supposed to be a member of.<br>
<br>
It shouldn't take much psychological insight to predict that would not<br>
go down well. And trying to follow up by inviting him to defend<br>
himself in an official meeting after he knows he's already been judged<br>
and found guilty wasn't likely to help much either.<br>
<br>
Equally puzzling is why NCSG EC was not involved. If the case for<br>
confidentiality was good, there should have been no reason to assume<br>
NCSG EC would not accept it as well.<br>
<br>
We don't know what took place in that email exchange, so we can only<br>
guess why all those decision were taken that with hindsight seem so<br>
strange. And while I don't think we can force them to be published, on<br>
the other hand I do see any reason why people involved couldn't<br>
publish them if they so chose, and it might help us understand what<br>
really happened.<br>
<br>
I won't argue people should not have private conversations, but it<br>
does become problematic if such secret discussions become de facto<br>
fora for decisions that should be made publicly.<br>
<br>
Especially so in a case like this: expelling a democratically elected<br>
member of the EC is just about as momentous as decisions get, and<br>
given that it was indeed unprecedented and that there were no explicit<br>
rules about it in the bylaws, a public discussion would have been all<br>
the more important.<br>
<br>
But what is really unacceptable is to make and implement official EC<br>
decisions in secret. It is really beyond the pale, it is what really<br>
shocked me when I first learned about this.<br>
<br>
You can't have your cake and eat it, too. If you make an official<br>
decision it should follow all the rules and have all the trappings it<br>
implies, including proper documentation. If you only have a private<br>
conversation, its outcome is nothing but personal opinions, and<br>
shouldn't be claimed as anything more.<br>
<br>
******<br>
<br>
Analyzing in any detail the motivations and thoughts of people involved<br>
is beyond me and probably would not be constructive either. But I will<br>
offer one speculative suggestion:<br>
<br>
The real problem was (and remains) lack of trust.<br>
<br>
It seems pretty clear that at least some members of the NCUC EC<br>
distrusted Zuan, some distrusted NCSG EC and/or Chair, some people<br>
didn't trust NCUC EC, and some distrusted the process, didn't trust the<br>
rules we have to be good enough to handle the situation properly.<br>
<br>
******<br>
<br>
Finally, what could and should we do about this?<br>
<br>
Trust is notoriously difficult to build and to maintain. I don't have<br>
any magic solution to that. But there are things that can help there,<br>
and things that can ameliorate the bad effects of distrust.<br>
<br>
This will be important when we discuss the NCSG member removal<br>
procedures later in NCSG-DISCUSS and consider the impact of various<br>
procedural choices in detail.<br>
<br>
For now I'll conclude with the observation that it would help to have<br>
better, more explicit rules, and realistic rules, such that take into<br>
account human weaknesses, including the need to save face. In<br>
particular, if we think there're issues that should be discussed in<br>
confidence, and there might be, we should make rules about how and<br>
when it should happen.<br>
<br>
Comments welcome.<br>
<br>
--<br>
Tapani Tarvainen<br>
______________________________<wbr>_________________<br>
Ncuc-discuss mailing list<br>
<a href="mailto:Ncuc-discuss@lists.ncuc.org">Ncuc-discuss@lists.ncuc.org</a><br>
<a href="http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/cgi-bin/<wbr>mailman/listinfo/ncuc-discuss</a><br>
</blockquote></div>