<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:georgia,serif">But where should we go? As it is inevitable that something like this will happen again (unfortunately).<br></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Thu, Apr 21, 2016 at 4:07 PM, Robin Gross <span dir="ltr"><<a href="mailto:robin@ipjustice.org" target="_blank">robin@ipjustice.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Agreed.  I was also disappointed in his handling of this matter.<br>
One lesson learned: don’t go to the ICANN ombudsman with any such complaints in the future.<br>
<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>
Robin<br>
</font></span><div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
<br>
> On Apr 21, 2016, at 7:46 AM, avri doria <<a href="mailto:avri@apc.org">avri@apc.org</a>> wrote:<br>
><br>
> +1<br>
><br>
> A very well worked out reply.<br>
><br>
> I must personally add my apology to this thread as one of those who<br>
> thought the Ombudsman could help.  While he is formally defined just for<br>
> investigating complaints with ICANN Board and Staff, I had seen him act<br>
> in situations involving ICANN Participants in the past, in an even<br>
> handed way.  I agree with those who think he missed that mark in this case.<br>
><br>
> avri<br>
><br>
> On 20-Apr-16 07:50, Norbert Klein wrote:<br>
>> Thanks, CIS.<br>
>><br>
>> Norbert Klein<br>
>> Cambodia<br>
>><br>
>> =<br>
>><br>
>> On 04/20/2016 06:25 PM, Sunil Abraham wrote:<br>
>>> *_CIS Statement on ICANN55 Sexual Harassment : A response to the<br>
>>> ICANN Ombudsman’s Office  _*<br>
>>><br>
>>><br>
>>> On March 30, 2016, the Ombudsman’s Office at ICANN released its final<br>
>>> report (Report) in the matter of the complaint filed by Ms. Padmini<br>
>>> Baruah (Complainant). The Complainant had alleged that she had been<br>
>>> subjected to conduct that amounted to sexual harassment by a member<br>
>>> of the ICANN community attending ICANN 55.<br>
>>><br>
>>> We would like to state for the record our extreme disappointment with<br>
>>> the Ombudsman’s Report. The Report bases the inability to carry on<br>
>>> any further investigation in this regard on the claim that<br>
>>> confidentiality of proceedings was breached. The breach of<br>
>>> confidentiality, if an issue, must be treated as a separate matter<br>
>>> and nothing prevents the Ombudsman from pursuing it independently.<br>
>>> However, this does not prevent an investigation into the incident of<br>
>>> sexual harassment, itself.<br>
>>><br>
>>> Further, we find that the tone of the Report is problematic. It<br>
>>> completely disregards the Complainant’s detailed account of events,<br>
>>> and fails to even acknowledge them in the final Report. Further, many<br>
>>> parts of the statement are completely misleading. For example, in<br>
>>> describing the event, the Report says that “There was a general<br>
>>> discussion about food” but as per the accounts of the Complainant as<br>
>>> well as the witness to the incident, this is completely untrue. The<br>
>>> Complainant’s account to the Ombudsman does not speak of any<br>
>>> discussion prior to the incident in question whatsoever and to claim<br>
>>> otherwise is to dilute the complaint significantly.<br>
>>><br>
>>> There have also been lapses in procedure throughout this process.<br>
>>> First, during ICANN55, the Complainant was given no interim relief,<br>
>>> with the alleged perpetrator freely walking around the conference<br>
>>> venue, and as per the Complainant’s account, at one instance even<br>
>>> staring at the her. Second, the Ombudsman failed to contact a witness<br>
>>> who, according to the Complainant, was referred to by her both at the<br>
>>> meeting and through email after ICANN55. In spite of the witness<br>
>>> being put in direct correspondence with the Ombudsman on 24th March,<br>
>>> 2016, as of 5th April, 2016, the witness has still not been contacted<br>
>>> or asked to provide a statement. This shows an utter lack of<br>
>>> seriousness in dealing with this issue. Another failing has been that<br>
>>> the Ombudsman provided no clarity to the Complainant with respect to<br>
>>> the powers and mandate of his office, leading to a situation of no<br>
>>> alternative forum and no clear signal. Please find our specific<br>
>>> objections to the Report:<br>
>>><br>
>>> 1. What constitutes sexual harassment?<br>
>>><br>
>>> In his Report, the Ombudsman states that “the matters alleged cannot<br>
>>> be considered serious by any standard.” He further goes to say that<br>
>>> if “in fact the action and statement were made, it may have been a<br>
>>> lapse of good manners and insensitive to gender.” The Report does not<br>
>>> clarify if the Office of the Ombudsman has used a standard or a<br>
>>> definition of what constitutes sexual harassment to arrive at the<br>
>>> conclusion that the conduct in question was merely “a lapse of good<br>
>>> manners and insensitive to gender,” nor is there any reasoning for<br>
>>> why he considers the matters alleged as not “serious by any<br>
>>> standard”. Without going into questions of fact, we find the levity<br>
>>> with which the Report deals with the alleged conduct extremely<br>
>>> problematic and inconsiderate of globally recognised principles on<br>
>>> what constitutes sexual harassment.<br>
>>><br>
>>> Article 11 of the Convention for the Elimination of All Forms of<br>
>>> Discrimination against Women (CEDAW) defines sexual harassment as<br>
>>> including:<br>
>>><br>
>>> /“such unwelcome sexually determined behaviour as physical contact<br>
>>> and advances, sexually coloured remarks, showing pornography and<br>
>>> sexual demand, whether by words or actions. Such conduct can be<br>
>>> humiliating and may constitute a health and safety problem; it is<br>
>>> discriminatory when the woman has reasonable grounds to believe that<br>
>>> her objection would disadvantage her in connection with her<br>
>>> employment, including recruitment or promotion, or when it creates a<br>
>>> hostile working environment.”/<br>
>>><br>
>>> Further, the Employment Policy of ICANN itself includes within the<br>
>>> scope of sexual harassment “verbal, physical and visual conduct that<br>
>>> creates an intimidating, offensive or hostile working environment, or<br>
>>> interferes with work performance.” The policy goes on to state:<br>
>>><br>
>>> /Harassing conduct can take many forms and includes, but is not<br>
>>> limited to, the following:<br>
>>><br>
>>> 1. Slurs, jokes, epithets, derogatory comments, statements or gestures;<br>
>>><br>
>>> 2. Assault, impeding or blocking another’s movement or otherwise<br>
>>> physically interfering with normal work;<br>
>>><br>
>>> 3. Pictures, posters, drawings or cartoons based upon the<br>
>>> characteristics mentioned in the first paragraph of this policy.<br>
>>><br>
>>> Sexually harassing conduct includes all of the above prohibited<br>
>>> actions, as well as other unwelcome conduct, such as requests for<br>
>>> sexual favors, conversation containing sexual comments, and unwelcome<br>
>>> sexual advances.”/<br>
>>><br>
>>> The alleged conduct involved physical contact with the victim,<br>
>>> offensive remarks and behaviour that made the victim extremely<br>
>>> uncomfortable, and falls within the scope of both definitions<br>
>>> mentioned above. The Ombudsman’s Report states at a later stage that<br>
>>> “ICANN, for internal staff purposes and for the board has a specific<br>
>>> zero tolerance policy for sexual harassment.” While we appreciate the<br>
>>> difficulty of the Ombudsman’s office that the Internal Policy for<br>
>>> ICANN staff is not applicable in the immediate matter, we are<br>
>>> extremely puzzled why an unspecified metric for determining sexual<br>
>>> harassment so divergent from not only globally accepted standards but<br>
>>> also ICANN’s own internal policy was relied upon.<br>
>>><br>
>>> 2. Confidentiality<br>
>>><br>
>>> While this entire process has, according to the Ombudsman’s report,<br>
>>> boiled down to the question of a breach of confidentiality, it<br>
>>> remains to be shown how a breach in confidentiality nullifies an<br>
>>> allegation of sexual harassment. It is forseeable that the question<br>
>>> of confidentiality becomes a separate matter, but to make it the<br>
>>> deciding factor is a distinct investigation is completely ridiculous.<br>
>>> While breach of confidentiality may be damaging to the reputation of<br>
>>> the alleged perpetrator, how does it have an impact on the facts and<br>
>>> questions that the Ombudsman is seeking to address?<br>
>>><br>
>>> Section 3 of Article V of the Bylaws for ICANN provides that the<br>
>>> Office of Ombudsman shall comply with ICANN’s confidentiality<br>
>>> policies. This mandate applies the Ombudsman’s office and not on the<br>
>>> Complainant. As per the Complainant, she had, at no instance, been<br>
>>> asked to maintain confidentiality of the event.<br>
>>><br>
>>> According to the Complainant, the lack of a clear policy and the<br>
>>> intent of the Ombudsman to close the investigation left her with<br>
>>> little choice than to go public. The Complainant decided to go public<br>
>>> in the absence of processes on which she could put faith upon, and in<br>
>>> the absence of a clear indication of the expected course of action.<br>
>>><br>
>>> The next issue is whether revealing the name of the alleged<br>
>>> perpetrator compromises the procedural fairness of the investigation,<br>
>>> and to what extent. In what ways does it compromise the perpetrator’s<br>
>>> ability to defend himself and the ombudsman’s ability to come to an<br>
>>> impartial assessment? There are three recognised rules of procedural<br>
>>> fairness. First, the parties must be provided with a right to fair<br>
>>> hearing (the Hearing Rule). Second, the decision-maker must be an<br>
>>> impartial body (the Bias Rule). Finally, the decision must be based<br>
>>> on logically probative evidence and not on mere speculation or<br>
>>> suspicion. (the Evidence Rule). The Ombudsman’s Report seems to<br>
>>> suggest the Hearing Rule has been compromised on account of the<br>
>>> Complainant revealing the name of the alleged perpetrator in her<br>
>>> public statement. The Report states that<br>
>>><br>
>>> /“The other party has been publically named without an opportunity to<br>
>>> make any comment or denial of the incident. It is also part of my<br>
>>> role as the ombudsman to ensure that standards of procedural fairness<br>
>>> are met, and the premature publication regrettably does not meet the<br>
>>> standards of natural justice, because the parties have a right to be<br>
>>> heard before this occurred.”/<br>
>>><br>
>>> The Hearing Rule requires a decision-maker to inform a person of the<br>
>>> case against them or their interests and give them an opportunity to<br>
>>> be heard. Procedural fairness is often said to be breached in cases<br>
>>> where there is a legitimate expectation that a decision-maker will<br>
>>> act in a certain ways and does not. Further, the Hearing Rule<br>
>>> mandates that parties are given reasonable notice, adequate time to<br>
>>> prepare for a meeting, entitlement to a hearing and an opportunity to<br>
>>> respond to adverse materials. We understand that revealing the<br>
>>> alleged perpetrator’s identity in a public statement can cause<br>
>>> damage to his reputation, and there may be separate remedies<br>
>>> available to him to address the same, either within the ICANN<br>
>>> framework or outside of it. The parties have a right be a fair<br>
>>> hearing in front the decision-maker (in this case, the Office of the<br>
>>> Ombudsman), which should be in no way impacted by a public statement.<br>
>>> There could be an argument that in some cases, a trial by media and<br>
>>> overwhelming public opinion can compromise juries and the scales of<br>
>>> justice. Such a concern, we feel, may not be pertinent, in the<br>
>>> immediate case, owing to the presence of a judicially trained<br>
>>> decision-maker and limited press coverage of the incident in<br>
>>> question. Therefore, we completely fail to understand how the public<br>
>>> statement compromised the Hearing Rule, so much so that the only<br>
>>> recourse that the Ombudsman’s office could imagine was to arrive at a<br>
>>> conclusion of his inability to be an impartial adjudicator and refuse<br>
>>> to investigate further. It is worth noting that the Complainant, a<br>
>>> final year law student, has time and again, emphasised the importance<br>
>>> of procedural fairness in her interactions with the Ombudsman’s<br>
>>> office and has sought satisfy the Evidence Rule, through her<br>
>>> testimony and that of a witness, who—it cannot be emphasised<br>
>>> enough—was never approached by the Ombudsman’s office.<br>
>>><br>
>>> In conclusion, we also want to state that we found the tone of the<br>
>>> Ombudsman’s Report extremely surprising in that it seemed to place<br>
>>> much more value in the reputational damage to the alleged perpetrator<br>
>>> than the need to comprehensively investigate and address the sexual<br>
>>> harassment complaint of the Complainant. This balance is, in our<br>
>>> opinion highly skewed, and while we do appreciate the value for<br>
>>> confidentiality to the accused, we find issue with an adjudication<br>
>>> process which seems to make this its priority.<br>
>>><br>
>>> 3. Ombudsman’s role, powers and duties<br>
>>><br>
>>> In our opinion, the role played by the Ombudsman’s office in this<br>
>>> matter leaves a lot to be desired. We state our specific objections<br>
>>> below:<br>
>>><br>
>>> a. The question of jurisdiction<br>
>>><br>
>>> It was conveyed to the Complainant as well as clearly stated in the<br>
>>> Ombudsman’s Report that this was a matter in which he had<br>
>>> “jurisdiction as any such allegations are a matter of unfairness<br>
>>> under Bylaw V.” However, a reading of Article V of the ICANN Bylaws<br>
>>> reveals the following:<br>
>>><br>
>>> “The principal function of the Ombudsman shall be to provide an<br>
>>> independent internal evaluation of complaints by members of the ICANN<br>
>>> community who believe that the ICANN staff, Board or an ICANN<br>
>>> constituent body has treated them unfairly. The Ombudsman shall serve<br>
>>> as an objective advocate for fairness, and shall seek to evaluate and<br>
>>> where possible resolve complaints about unfair or inappropriate<br>
>>> treatment by ICANN staff, the Board, or ICANN constituent bodies,<br>
>>> clarifying the issues and using conflict resolution tools such as<br>
>>> negotiation, facilitation, and "shuttle diplomacy" to achieve these<br>
>>> results.” (emphasis added)<br>
>>><br>
>>> According to the above clause, only complaints against ICANN staff,<br>
>>> Board and ICANN constituent body fall within the jurisdiction of the<br>
>>> Ombudsman. If this is the case, then we wonder on what basis did the<br>
>>> Ombudsman’s office undertake the investigation in this matter, let<br>
>>> alone, recommending shutting down of the complaint. We also feel that<br>
>>> it would have been the duty of the Ombudsman’s office to very clearly<br>
>>> spell out the extent of their authority, and the kind of redressal<br>
>>> they could offer to the Complainant, at the very outset. If the<br>
>>> Complainant was made aware of the lack of authority on the<br>
>>> Ombudsman’s part, she could have immediately explored other avenues<br>
>>> to pursue her complaint at ICANN 55 rather than relying on a process<br>
>>> which had ultimately proved fruitless.<br>
>>><br>
>>> b. The manner in which the complaint was dealt with.<br>
>>><br>
>>> We find various issues with the manner in which the complaint was<br>
>>> dealt with by the Ombudsman’s office. According to the Complainant,<br>
>>> on March 15th, 2016, she received an email from the Ombudsman stating<br>
>>> that he was inclined to shut down the case because: a) the alleged<br>
>>> perpetrator had not conceded or admitted to the incident, and b) he<br>
>>> had apparently left Marrakech on 10 March, 2016, putting him outside<br>
>>> the territorial jurisdiction of the conference. We believe that the<br>
>>> neither of the two factors mentioned should have any bearing on<br>
>>> whether the Ombudsman chooses to proceed with the investigation. The<br>
>>> alleged perpetrator had been a part of the ICANN community for many<br>
>>> years, and his leaving Marrakech did not in any way curtailed the<br>
>>> Ombudsman’s powers to censure and sanction him. With regard to the<br>
>>> first matter of the alleged perpetrator denying the incident, we feel<br>
>>> that there were a number of things that the Ombudsman’s office could<br>
>>> have by way to trying to reconstruct the events of March 6, 2016,<br>
>>> most importantly seeking an account from the witness. Another reason<br>
>>> for shutting down the case provided by the Ombudsman was the delay in<br>
>>> receiving some details from the Complainant. The Ombudsman’s office<br>
>>> was aware that the Complainant had been travelling back to India<br>
>>> after ICANN 5 in the past few days, and the haste in wanting to close<br>
>>> the investigations is odd, to say the least. This raises questions<br>
>>> about the seriousness with which the Ombudsman viewed and pursued the<br>
>>> matter.<br>
>>><br>
>>> Further, no records were kept of the Complainant’s interview during<br>
>>> her meeting with the Ombudsman. According to the Complainant’s<br>
>>> account, she asked for the same and was told the meeting was being<br>
>>> electronically registered.  According to her, she was told that she<br>
>>> would be provided a written account of her complaint but this was not<br>
>>> done for as long as 19 days after the meeting.  On March 25, as per<br>
>>> the Complainant’s account, she received a response with the<br>
>>> screenshot about her complaint which contained a single line –<br>
>>> “Complaint that there is no sexual harassment policy for ICANN<br>
>>> meetings” However, this did not capture her individual complaint. We<br>
>>> believe that by making the Complainant repeatedly seek information<br>
>>> and failing to properly address her concerns, the Ombudsman’s office<br>
>>> made the process extremely difficult for the Complainant. The<br>
>>> Ombudsman's office and any authority investigating a sexual<br>
>>> harassment complaint is expected to be sympathetic to the Complainant<br>
>>> and without compromising procedural fairness, make the process as<br>
>>> painless for them. In this respect, the Ombudsman has clearly failed.<br>
>>> The lack of record-keeping also reflects in the narration of the<br>
>>> events in the Ombudsman’s Report which is inaccurate according to the<br>
>>> accounts of both the victim and the witness, as narrated to us.<br>
>>><br>
>>> It is worth noting that it was in light of these factors that the<br>
>>> Complainant felt compelled to release a public statement on this<br>
>>> matter on March 19, 2016. Had the Ombudsman’s office acted more<br>
>>> responsibly and not made her question her faith in the fairness of<br>
>>> the process, the Complainant may not have felt the need to resort to<br>
>>> alternate avenues to seek justice.<br>
>>><br>
>>> c. Factual divergence<br>
>>><br>
>>> The Ombudsman’s Report says the the Complainant “provided the name of<br>
>>> a witness, but this was only given after the substantial publicity<br>
>>> and after the other party was named.” While this in itself should not<br>
>>> have prevented the Ombudsman from seeking an account from the witness<br>
>>> before adjudicating on the matter, we are even more concerned about<br>
>>> the divergence in facts as presented by the Ombudsman and the<br>
>>> Complainant. The Complainant in her account is extremely clear about<br>
>>> having mentioned the existence of a witness and her name to the<br>
>>> Ombudsman a number of times during her meetings with the Ombudsman at<br>
>>> Marrakech. As there are no written records of these meetings, we have<br>
>>> no way to ascertain the veracity of the two accounts, but we find<br>
>>> this extremely disturbing<br>
>>><br>
>>><br>
>>> 4. Clarifications to previous statement<br>
>>><br>
>>> CIS published a Statement on this issue on March 21, 2016. Following<br>
>>> this, a few complaints and disagreements have been levelled on social<br>
>>> media and mailing lists. We think it important to clarify some<br>
>>> important concerns expressed by the ICANN community.<br>
>>><br>
>>> a. In our ask for “Gender sensitization” of the ICANN community, we<br>
>>> were merely reflecting the requirement under India’s sexual<br>
>>> harassment law. This was in no way to offend or accuse the community.<br>
>>><br>
>>> b. In discussing the Ombudsman’s office and the lack of diversity, we<br>
>>> used the term “white male” to demonstrate how the office was simply<br>
>>> not equipped to deal with such a sensitive matter. This was not to<br>
>>> demonize a particular demographic, but instead to point out to the<br>
>>> vast cultural and gender differences on understanding invasion of<br>
>>> space and discomfort due to sexual harassment. The stark difference<br>
>>> in approach and seriousness of this issue is evidenced from the<br>
>>> course of events that have taken place since the 6th of March, where<br>
>>> the Complainant’s case of sexual harassment has been reduced to a<br>
>>> “lapse of good manners.”<br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>> _______________________________________________<br>
>>> Ncuc-discuss mailing list<br>
>>> <a href="mailto:Ncuc-discuss@lists.ncuc.org">Ncuc-discuss@lists.ncuc.org</a><br>
>>> <a href="http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss</a><br>
>><br>
>><br>
>><br>
>> _______________________________________________<br>
>> Ncuc-discuss mailing list<br>
>> <a href="mailto:Ncuc-discuss@lists.ncuc.org">Ncuc-discuss@lists.ncuc.org</a><br>
>> <a href="http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss</a><br>
><br>
><br>
><br>
> ---<br>
> This email has been checked for viruses by Avast antivirus software.<br>
> <a href="https://www.avast.com/antivirus" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.avast.com/antivirus</a><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Ncuc-discuss mailing list<br>
> <a href="mailto:Ncuc-discuss@lists.ncuc.org">Ncuc-discuss@lists.ncuc.org</a><br>
> <a href="http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss</a><br>
<br>
_______________________________________________<br>
Ncuc-discuss mailing list<br>
<a href="mailto:Ncuc-discuss@lists.ncuc.org">Ncuc-discuss@lists.ncuc.org</a><br>
<a href="http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.ncuc.org/cgi-bin/mailman/listinfo/ncuc-discuss</a><br>
</div></div></blockquote></div><br></div>